Cari Sponsorship untuk menyelenggarakan sebuah acara dapat dibilang susah-susah gampang apalagi jika ingin masuk dengan pas untuk perhitungan penyelenggaraan acara. Sponsor bisa mengambil beban pengeluaran dari acara yang dilakukan dan penyelenggaraan bisa jadi ajang untuk sponsor melakukan promosi. Hal ini membuat memilih sponsor disesuaikan dengan jenis acara yang akan diselenggarakan serta tamu yang diundang.
Cari Sponsorship Acara Terbaik Yang Efektif
Biasanya pemberi sponsor berasal dari perusahaan, lembaga dan institut yang memiliki persamaan target market dengan acara yang disponsori nya. Maka, pihak sponsor dan acara yang disponsori sama-sama memperoleh keuntungan dari acara yang digelar. Nah, jika ingin lebih mudah untuk cari sponsorship acara dapat menerapkan langkah berikut ini.
1. Sponsorship yang Berhubungan dengan Jenis Event
Seperti yang sudah diketahui bersama, sponsor yang dipilih disesuaikan dengan jenis acara yang akan diselenggarakan. Dengan demikian, sponsor yang didekati akan lebih berminat karena acara yang akan diselenggarakan selaras dengan perusahaannya.
Acara Pensi sekolah bisa bekerjasama dengan kursus Bahasa Inggris untuk memberikan voucher belajar gratis atau merchandisenya. Kerjasama pemberian sponsor tentu disesuaikan dengan kedua belah pihak. Sponsor dapat meletakan logo pada spanduk, membuka stand saat acara dan kesepakatan lainnya.
2. Memilih Jenis Sponsor
Untuk cari sponsorship yang tepat, terlebih dahulu ketahui beberapa jenis sponsor yang bisa dijadikan pilihan. Ada sponsor tunggal, sponsor utama dan sponsor pendamping. Sponsor tunggal adalah satu-satunya pihak pemberi dana atau dukungan untuk acara. Jadi, tidak ada campur tangan sponsor yang lain, hanya digunakan satu saja.
Sponsor utama adalah pihak yang memberikan bantuan dukungan paling besar dalam acara tersebut. Kalau ingin mengambil semua pilihan sponsor, mereka bisa jadi sponsor tunggal, bila sebagai sponsor utama ada tempat yang bisa diisi oleh sponsor lain. Sehingga digunakan sponsor pendamping atau tambahan yang porsi dukungannya lebih kecil. Tujuannya agar keseluruhan dana yang dibutuhkan terpenuhi.
3. Persiapan Mencari Sponsor
Cari sponsorship juga perlu dipersiapkan karena perusahaan atau pihak sponsor membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan proposal yang diajukan. Biasanya sekitar 3 bulan sampai 6 bulan sebelum event diadakan. Jadi, jauh sebelum acara diselenggarakan sudah membuat perhitungan detail dan membuat pengajuan sponsor yang akan diajukan ke beberapa calon sponsor. Jangan hanya mengajukan ke satu atau dua sponsor saja, cari beberapa pilihan dan pastikan pengajuan menarik bagi sponsor dari segi promosi.
4. Waktu Mencari Sponsor
Dari cari sponsorship sampai dana disetujui tentu membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Anda perlu melakukan interaksi yang tepat agar pihak sponsor berminat dan terjalin komunikasi yang pas. Apalagi bila ingin memiliki beberapa sponsor yang dapat menanggung beban pengeluaran besar, jelas membutuhkan waktu.
Mulai dari datang, menaruh pengajuan, konfirmasi, meminta waktu untuk menjelaskan, memilih paket sponsorship sampai memberikan uang atau bantuan lainnya, semua membutuhkan waktu. Jadi lakukan, jauh sebelum tanggal pelaksanaan acara agar memiliki peluang besar untuk dapat sponsor.
5. Pendekatan Menarik
Hal ini bertujuan agar pihak sponsor menyetujui proposal yang diajukan dan bersedia memberikan dana. Pemberi sponsor tidak hanya melihat keuntungan yang akan diperoleh dari dana yang diberikan. Namun, juga harus ada alasan yang jelas dari penyelenggara acara mengapa perusahaan harus memberikan dana sponsor.
Jadi, yang harus dilakukan adalah mengungkapkan alasan yang jujur, masuk akal dan jelas. Yakinkan pihak sponsor dengan menjelaskan detail acara. Boleh melalui telepon atau melakukan pertemuan langsung dengan pihak sponsor untuk membahas hal ini.
6. Persempit Pilihan Merek
Ketika ingin membuat suatu acara, maka cari sponsorship yang selaras dengan acara. Misalnya untuk menyelenggarakan acara ramah lingkungan maka lihatlah sponsor mana yang menyediakan layanan berkelanjutan atas produk dari sponsorship tersebut.
Penawaran dan pertemuan dengan pihak sponsor memang memakan waktu, maka perlu membatasi jumlah sponsor yang ingin dihadirkan dalam acara agar lebih fokus. Tidak masalah kalau akhirnya hanya memiliki satu atau dua sponsor saja asalkan sesuai dengan konsep dan citra acara. Kemungkinan sponsor disetujui jadi lebih besar, kalau diberikan perhatian yang mendalam.
7. Penargetan Proposal
Mencari sponsor yang efektif adalah membuat target proposal yang tepat. Misalnya sudah aga perkiraan untuk sponsor tunggal dan utama kemana dan mencari sponsor pendamping pilihannya pada perusahaan mana saja. Dengan demikian, hasil proposal bisa diperkiraan dan memiliki tujuan yang jelas ketika akan melakukan presentasi atau melobi.
Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi jika perusahaan satu tidak setuju menjadi pihak sponsor, maka masih ada perusahaan B, C dan seterusnya. Karena perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan maupun lembaga yang dituju, langsung menerima menjadi pihak sponsor. Banyak hal yang dipertimbangkan.
Nah, itulah beberapa langkah ataupun tips yang dapat diterapkan untuk memudahkan untuk cari sponsorship untuk mendukung sebuah acara. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, kunci dari sponsorship yang sukses adalah komunikasi dan waktu. Berikan durasi yang cukup untuk sponsor berfikir dan menetapkan komunikasi yang lancar agar benar-benar paham manfaatnya.
Kalau kedua pihak mendapat penjelasan cukup dan waktu berfikir yang pas, tentu bisa menjalin kerjasama dan mensukseskan acara yang akan diadakan. Oleh karena itu, jauh-jauh hari sudah harus memikirkan pemilihan sponsor ini. Pastikan mendapatkan yang benar-benar sesuai kebutuhan dan konsep acara.
